Auftragsverarbeitungsvereinbarung

1. Parteien und Gegenstand

1.1 Verantwortlicher ist der Vermieter, der „Isch frei?“ nutzt („du“). Auftragsverarbeiter ist Jan Nenning, Unterdorf 56, Unterdorf 56, 6943 Riefensberg, Österreich („wir“). Diese Vereinbarung kommt zustande, wenn du die AGB annimmst, und gilt, solange wir für dich Daten verarbeiten.

1.2 Wir verarbeiten die Daten deiner Gäste, damit dein Kalender funktioniert: Anfragen entgegennehmen und speichern, sie dir zeigen, per E-Mail schicken und, wenn du es einschaltest, ohne Namen aufs Handy melden, Angebote, Absagen und Bestätigungen in deinem Namen an deine Gäste schicken, wenn du das auslöst, und belegte Tage aus deinen Kalender-Links abgleichen. Dazu speichern wir deine Notizen und Hinweise für die Reinigung zu jeder Belegung, melden dir Überschneidungen zweier Buchungen und zeigen deinen Putzplan den Personen, denen du seinen Link gibst (Punkt 3.3).

2. Welche Daten, wessen Daten

2.1 Betroffen sind deine Gäste und Interessenten, die über deinen Kalender anfragen, die du selbst einträgst oder die über eine Plattform gebucht haben, Personen, über die du etwas in eine Notiz oder einen Hinweis für die Reinigung schreibst, sowie Personen auf Fotos, die du hochlädst.

2.2 Verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (wenn angegeben), An- und Abreise, Zahl der Erwachsenen, Kinder und Haustiere, die Nachricht des Gastes, die Sprache der Anfrage, der angezeigte und der bestätigte Preis, der Stand der Anfrage mit Zeitpunkten, der Inhalt der Mails an den Gast, die IP-Adresse beim Absenden einer Anfrage (höchstens 24 Stunden, zum Schutz vor Missbrauch) und die Fotos deiner Unterkunft. Aus deinen Kalender-Links übernehmen wir nur belegte Tage und bei Airbnb den Reservierungscode einer Buchung, keine Namen, Telefonnummern oder anderen Beschreibungen. Dazu kommt, was du selbst zu einer Belegung schreibst: deine Notiz (höchstens 500 Zeichen, nur für dich) und deinen Hinweis für die Reinigung (höchstens 300 Zeichen).

2.3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht vorgesehen. Schreibt ein Gast von sich aus solche Angaben in seine Nachricht, behandeln wir sie wie alle anderen. Schreib in Notizen und Hinweise für die Reinigung nur, was du dafür brauchst, und keine solchen Angaben.

3. Deine Weisungen

3.1 Wir verarbeiten die Daten nur so, wie du es mit deinen Einstellungen und Handlungen in „Isch frei?“ festlegst, und nach weiteren Weisungen per E-Mail. Hält uns ein Gesetz zu einer anderen Verarbeitung an, sagen wir dir das vorher, soweit wir dürfen.

3.2 Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, sagen wir es dir sofort und dürfen sie aussetzen, bis du sie bestätigst oder änderst.

3.3 Den Link zu deinem Putzplan öffnest du in der Rezeption und gibst ihn weiter, wem du willst, etwa deiner Reinigungskraft. Damit weist du uns an, diesen Personen den Putzplan zu zeigen; sie sind Empfänger der Daten, die er enthält. Wer den Link hat, sieht ohne Anmeldung die An- und Abreisetage der nächsten acht Wochen, die Zahl der Personen, soweit sie bekannt ist, und deine Hinweise für die Reinigung, nie Namen, Kontaktdaten, Preise, Plattformen oder deine Notizen. Gib ihn nur Personen, die ihn vertraulich behandeln. Erzeugst du einen neuen Link, gilt der alte sofort nicht mehr.

4. Unsere Pflichten

4.1 Wer bei uns mit den Daten arbeitet, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Derzeit ist das nur Jan Nenning.

4.2 Wir schützen die Daten mit den Maßnahmen in Anlage 1 und passen sie dem Stand der Technik an, ohne das Schutzniveau zu senken.

4.3 Wir helfen dir, wenn Gäste ihre Rechte geltend machen (Auskunft, Berichtigung, Löschung und so weiter): Anfragen kannst du in der Rezeption selbst einsehen und löschen, Notizen und Hinweise für die Reinigung ändern und leeren, bei allem anderen unterstützen wir dich. Wendet sich ein Gast direkt an uns, leiten wir ihn an dich weiter.

4.4 Bemerken wir eine Verletzung des Schutzes der Daten, sagen wir dir das unverzüglich, spätestens 48 Stunden nachdem wir davon erfahren, und helfen dir bei den Meldungen an die Datenschutzbehörde und an deine Gäste.

4.5 Wir unterstützen dich bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn du eine brauchst.

4.6 Wir geben dir alle Auskünfte, die du zum Nachweis dieser Pflichten brauchst, und ermöglichen Überprüfungen durch dich oder einen von dir beauftragten Prüfer nach Absprache mit angemessener Vorlaufzeit.

5. Unterauftragsverarbeiter

5.1 Du stimmst den Unterauftragsverarbeitern in Anlage 2 zu. Einen neuen oder anderen kündigen wir dir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an. Du kannst aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; finden wir keine Lösung, kannst du das Abo zu diesem Tag kündigen und bekommst den Rest des Jahrespreises zurück.

5.2 Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Pflichten zum Schutz der Daten, wie sie hier stehen.

6. Daten außerhalb der EU

6.1 Die Daten deines Kalenders werden in Rechenzentren in der EU gespeichert und verarbeitet. Cloudflare nimmt Aufrufe im nächstgelegenen Rechenzentrum entgegen, das auch außerhalb der EU liegen kann.

6.2 Cloudflare und Resend sind Unternehmen mit Sitz in den USA. Resend speichert die Mails und ihre Protokolle in den USA. Grundlage dafür sind das EU-US Data Privacy Framework, dem beide beigetreten sind, und die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission in ihren Auftragsverarbeitungsverträgen. Eine Kopie dieser Garantien schicken wir dir auf Anfrage.

6.3 Benachrichtigungen aufs Handy gehen über den Push-Dienst, den der Browser deines Geräts vorgibt (etwa Google, Apple, Mozilla oder Microsoft), auch in die USA. Sie enthalten keine Namen oder Kontaktdaten deiner Gäste, nur Unterkunft, Tage, Nächte und Personen, und sind so verschlüsselt, dass nur dein Gerät sie lesen kann; der Push-Dienst leitet sie nur weiter und hat keinen Zugang zu ihrem Inhalt. Er ist darum kein Unterauftragsverarbeiter. Schaltest du keine Benachrichtigungen ein, geht nichts dorthin.

7. Ende der Verarbeitung

Endet der Vertrag, kannst du die Daten deiner Gäste noch 30 Tage in der Rezeption einsehen (AGB 6.5); danach löschen wir sie alle, soweit uns kein Gesetz zur Aufbewahrung verpflichtet. Willst du vorher eine Kopie, schreib uns; wir schicken sie dir als Datei. Anfragen, deren Abreise länger zurückliegt, als du in der Rezeption eingestellt hast (sonst 90 Tage), löscht „Isch frei?“ schon während des Vertrags von selbst, ebenso vergangene Aufenthalte von den Plattformen und vergangene Sperren. Notizen und Hinweise für die Reinigung gehen mit ihrer Belegung, spätestens mit dieser Frist.

8. Haftung und Schluss

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO, im Übrigen gelten die AGB. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung den AGB in Fragen des Datenschutzes vor. Es gilt österreichisches Recht.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

• Trennung: Jede Unterkunft hat eine eigene Datenbank (ein eigenes Objekt). Eine Abfrage kann nur die Daten dieser einen Unterkunft erreichen.
• Ort: Die Datenbanken sind auf Rechenzentren in der EU festgelegt.
• Zugang: Anmeldung nur mit einem Einmal-Link an deine E-Mail-Adresse, 30 Minuten gültig (aus unserer Betriebsübersicht 24 Stunden); wir speichern nur einen Hashwert davon. Die Anmeldung gilt 30 Tage auf dem Gerät; du oder wir können alle Anmeldungen auf einmal beenden. Begrenzte Zahl von Versuchen pro Viertelstunde. Der Putzplan ist nur über einen Link mit einem langen Zufallswert erreichbar, den Suchmaschinen nicht aufnehmen und den der Browser nicht an andere Seiten weitergibt; ein neuer Link macht den alten sofort ungültig.
• Übertragung: Nur verschlüsselt (HTTPS). Mails über Resend mit TLS, signiert (DKIM).
• Eingaben: Formulare prüfen jede Eingabe auf dem Server; Seiten laden keine fremden Skripte, Schriften oder Tracker und verbieten fremde Skripte per Content-Security-Policy.
• Geheimnisse: Kalender-Links werden nie ganz angezeigt und nie in Protokolle geschrieben. Private Angaben kommen nie in eine Adresszeile.
• Protokolle: Die Protokolle der Aufrufe enthalten keine Parameter aus der Adresse und werden nach höchstens sieben Tagen gelöscht.
• Datensparsamkeit: Aus den Kalender-Links der Plattformen nur belegte Tage und Airbnbs Reservierungscode. Benachrichtigungen aufs Handy und der Putzplan ohne Namen, Kontaktdaten und Preise.
• Löschung: Automatisch nach der eingestellten Frist nach der Abreise, samt Notizen und Hinweisen für die Reinigung; beim Entfernen einer Unterkunft sofort; 30 Tage nach Vertragsende das ganze Konto; IP-Adressen aus dem Missbrauchsschutz nach 24 Stunden.
• Verfügbarkeit: Cloudflare speichert die Datenbanken mehrfach. Jede Anfrage geht zusätzlich als E-Mail an dich.
• Unsere Geräte: Festplatten verschlüsselt, Zugänge zu Cloudflare und Resend mit Zwei-Faktor-Anmeldung, Passwort-Manager.
• Überprüfung: Automatische Tests prüfen bei jeder Änderung die Trennung der Konten und dass keine Kalender-Links in Seiten oder Protokollen landen.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter